第一步、退税申报数据录入
包括〈基础数据采集〉中的〈进货明细申报数据录入〉和〈出口明细申报数据录入〉。
1、进货明细申报数据录入字段规则：
关联号：将最小一笔业务(即对应的专用发票、税票、报关单、核销单不能分割)编一个关联号，关联号为10位：
第1位为贸易性质，一般贸易为“1”，进料加工为“2”
第2—3位为申报年份后两位，如2005年应为“05”
第4—5位为申报月份，如1月份应为“01“
第6—8位为申报单证的册号，如第2册应为“002”
第9—10为流水号，每册均由“01”起
每 一册退税单里可包含多个关联号，每个关联号对应专用发票、税票、报关单、出口发票和核销单必须一起装订，企业申报时必须在每笔业务第一份报关单的右上角用铅笔注明对应的流水号；在申报表的“编号”栏填写本册的关联号前1—8位，在封面“编号”栏注明本册关联号（10位）的起止号。
根据出口退税电子申报指南2003版：第1—2位为申报年份后两位，如2005年应为“05”
第3—4位为申报月份，如1月份应为“01“
第5—6位为部门号，不分部门核算为“00”
第7—10为流水号
税种：V 增值税；C 消费税
申报批次：当月申报的次数。
进货凭证号：增值税专用发票号码（18位，包左上角10位和右上角8位）。
供货方纳税号：供货企业的税务登记证号码。
发票开票日期：增值税专用发票开具日期。
商品代码：商品对应的海关商品代码，必须与对应报关单上的商品编号一致。
专用税票号：录入税收（出口货物专用）缴款书右上角号码，录入规则祥见附件。属于消费税才录入此项，否则不需录入。（出口专用税票，在04年开始已经取消了，因为税务系统联网了，不再有纸质的出口专用税票，只有增值税票 ）
2、出口明细申报数据录入字段规则：
关联号：同一笔业务中与进货明细数据录入相对应且必须一致
申报批次：申报的次数。
出口发票号：出口发票号码，若对应多张出口发票，只需录入一张出口发票的号码。
报关单号码：出口报关单右上角号码（9位）+0+项号（2位），同一张报关单上有多条信息的，必须逐条信息录入，不能汇总录入。
出口日期：出口报关单上的出口日期
美元离岸价：报关单上的总价，非美元币制必须折成美元价录入。
核销单号：出口报关单所对应出口收汇核销单的号码
商品代码：报关单上的商品编号
代理证明号：属委托代理出口申报退税的，在此栏录入代理出口证明号码，且报关单号码栏不用录入内容，否则，此栏为空。
第二步、退税申报数据审核
1、 进入“基础数据采集—〉进货明细申报数据录入”，按〈审核认可〉键，出现如下画面：
根据实际需要，设置条件，按确定。
2、 进入“基础数据采集—〉出口明细申报数据录入”，按〈审核认可〉键，出现如下画面：
根据实际需要，设置条件，按确定。
第三步、退税申报数据检查
1、数据加工处理—〉进货出口数量关联检查，如下图，若检查全部通过，没有W、E显示，点击关闭，则可进入下一步操作。
若有W或E，则数据检查不通过，需再检查录入数据的准确性。
需要修改数据，先执行第二步中的第1、2点的取消标志操作，待修改且检查完毕后，重新执行第二步。
2、数据加工处理—〉换汇成本检查，若检查通过，点击关闭，
进入下一步操作。
3、数据加工处理—〉预申报数据一致性检查。
第四步、预申报
数据加工处理—〉生成预申报数据，输入本次申报最大的
联号，或输入10个9，点击确定。显示文本查看器，关闭后提示生成申报软盘，将软盘插入软驱，路径为A: ，选择“本地申报”，点击确定，预申报完成。
预申报无疑点或将疑点调整后，才可以进行正式申报。
第五步、正式申报
1、预审反馈处理—〉确认正式申报数据，显示文本查看器，关闭后提示“确定本次预申报数据转为正式申报数据吗（Y/N）？”，点击是，提示数据已转入正式申报。
2、打印退税进货、申报明细表
A、进货明细申报数据的打印
退税正式申报—〉查询本次申报数据—〉进货明细申报数据查询，
按打印键，出现如下画面：
报表预览 是将已设置好的报表格式显示出来。
打印报表 是将已设置好的报表打印出来。
若需对报表格式进行设置，选中 报表设置 ，出现如下画面：
可打印字段：表示可输出到打印机打印的字段，可在里面选择所需要打印的字段。
所选择字段：所选中的字段按顺序将在报表中打印出来。需打印的字段：关联号、申报批次、序号、进货凭证号、商品代码、商品名称、数量、计税金额、征收率、退税率、可退税额。
选择字段的方法：选中某一字段（变成蓝色），点击 > < 》 《
进行选择。
选中上图左下角的 报表设置 ，出现如下画面：
企业根据自己需要，选中所需的打印设置，按确定键，再按生成报表 ，所需要的报表已经生成。可选择报表预览 和打印报表 进行操作。
导出数据 功能：将需打印的报表不直接输出到打印机，按EXECL格式输出，企业可根据实际调整报表格式。
B、出口明细申报数据的打印
参考A的方法,包括：关联号、申报批次、序号、出口发票号、报关单号、核销单号、商品代码、商品名称、出口数量、美元离岸价。
3、退税正式申报—〉查询本次申报数据—〉退税汇总申报表录入，点击增加，录入本次申报的申报年月，按回车，系统自动生成退税汇总申报表，核对各项数据无误后，点击保存，退出。
4、退税正式申报—〉生成退税申报软盘，选择“本地申报”，输入路径，点击确定，正式申报完成。
到此，已完成退税电子数据的正式申报，企业办税人员将正式申报的软盘和有关退税申报资料上报到国税主管分局。
外贸企业申请出口退税必须提供下列凭证资料：
1、出口货物退(免)税申报表(一式5份)；
2、出口货物报关单(出口退税专用)；
3、出口收汇核销单(出口退税专用)；
4、增值税专用发票及税收(出口货物专用)缴款书；
5、出口退税货物进货凭证申报明细表；
6、出口退税货物退税申报明细表；
7、增值税专用发票认证结果通知书及清单；
